Cette politique décrit les traitements de données personnelles dont Alcinae est responsable (site alcinae.com et relation commerciale) et précise son rôle de sous-traitant pour les services qu'elle exploite pour le compte de ses clients. Elle est rédigée conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
1. Deux rôles distincts selon les traitements
Alcinae édite des logiciels professionnels qu'elle exploite pour le compte de ses clients. Son rôle au regard du RGPD diffère donc selon les traitements concernés.
| Traitement | Rôle d'Alcinae | Responsable de traitement |
|---|---|---|
| Site alcinae.com, relation commerciale (prospects, clients, facturation), journaux techniques d'exploitation, PingScore (suivi en direct de rencontres de tennis de table), référentiel des licenciés utilisé par PingScore | Responsable de traitement | Alcinae |
| Challenge (inscriptions à un challenge sportif) | Sous-traitant | L'organisateur du challenge (ligue, comité ou club) |
| Boutique en ligne (comptes clients, commandes) | Sous-traitant | Le commerçant exploitant la boutique |
| Formulaire de contact d'un site vitrine client | Sous-traitant | L'entreprise éditrice du site |
Pour les services vendus, le responsable de traitement est le client d'Alcinae : c'est sa propre politique de confidentialité qui s'applique. Il définit les finalités, la base légale et la durée de conservation, et c'est auprès de lui que les droits s'exercent en premier lieu. Alcinae n'intervient alors que sur instruction documentée de ce client, dans le cadre du contrat de sous-traitance prévu à l'article 28 du RGPD : l'annexe 2 (protection des données personnelles) des Conditions Générales d'Abonnement.
2. Identité d'Alcinae
- Identité Luc Nicolas, entrepreneur individuel (EI), exerçant sous le nom commercial Alcinae
- SIRET 935 240 374 00014
- Adresse 1100 rue Veyrac, 43200 Yssingeaux
- Contact contact@alcinae.com
- Délégué à la protection des données Aucun DPO n'est désigné ; les demandes sont traitées directement par le responsable légal.
3. Traitements dont Alcinae est responsable
| Contexte | Donnée | Finalité | Base légale |
|---|---|---|---|
| Relation commerciale (prospects et clients) | Nom, e-mail, téléphone, société | Réponse aux demandes, établissement des devis et factures, suivi du contrat | Mesures précontractuelles et exécution du contrat |
| Devis, contrats, factures et échanges contractuels | Preuve et obligations comptables | Obligation légale | |
| Site alcinae.com | Mesure d'audience sans cookie : l'adresse IP est traitée de façon transitoire, jamais stockée, pour produire un identifiant journalier non réversible ; pages consultées, provenance, type de navigateur et d'appareil | Statistiques de fréquentation agrégées | Intérêt légitime |
| Exploitation de l'infrastructure | Journaux techniques (adresse IP, horodatage, requête) | Sécurité, détection d'abus, diagnostic d'incident | Intérêt légitime |
| PingScore (publication en direct de rencontres de tennis de table) | Joueurs licenciés, mineurs compris : nom, prénom, numéro de licence, points et classement figés, club, équipe, résultats des parties. Arbitres et organisateurs : identifiant de compte | Publication en direct des rencontres, saisie du score par les arbitres | Intérêt légitime pour la publication |
| Comptes des organisateurs et des arbitres | Accès au service et saisie des scores | Exécution du contrat | |
| Référentiel des licenciés (utilisé par PingScore et par Challenge) | Joueurs licenciés, mineurs compris : nom, prénom, numéro de licence, catégorie, sexe, club, ligue, points, adresse de la photo, issus de la Fédération française de tennis de table | Copie locale des licenciés pour les services PingScore et Challenge | Intérêt légitime |
PingScore et référentiel des licenciés. Alcinae exploite PingScore pour son propre compte : elle est responsable de ce traitement et répond elle-même aux demandes d'exercice des droits. Les données des joueurs proviennent de la Fédération française de tennis de table (FFTT), qui les publie déjà pour ses compétitions, ou sont saisies par l'organisateur de la rencontre. Le numéro de licence n'est pas affiché sur la page publique. La page de suivi n'est pas indexée par les moteurs de recherche, et la composition d'une rencontre reste publiée tant que l'organisateur n'y met pas fin. Un joueur, ou son représentant légal s'il est mineur, peut demander à tout moment le masquage de son nom sur la page publique. Pour la part du référentiel qui sert Challenge, le responsable de traitement est l'organisateur du challenge (section 1) ; la décision sur ce point n'est pas arrêtée à ce jour. Les durées de conservation de PingScore et du référentiel sont en cours de définition.
Aucune donnée n'est utilisée à des fins de prospection commerciale non sollicitée, revendue ou transmise à des tiers à cette fin.
4. Traitements dont Alcinae est sous-traitant
Pour les services listés à la section 1, Alcinae traite les données pour le compte du client responsable de traitement, dont l'identité est indiquée dans le service utilisé, et ne les exploite à aucune autre fin. Les catégories de données, les personnes concernées et les sous-traitants ultérieurs de chaque service sont détaillés aux section 3 et section 5 de l'annexe 2 (protection des données personnelles).
Pour le service Challenge, les classements sportifs sont consultés via l'API de la Fédération française de tennis de table (FFTT), qui constitue une source de données et non un sous-traitant, à la demande et pour le compte de l'organisateur du challenge.
Si vous contactez une entreprise via Instagram, Facebook, WhatsApp ou Discord, les politiques de confidentialité de ces plateformes s'appliquent en complément de celle du responsable de traitement.
5. Destinataires et sous-traitants
Les données des traitements dont Alcinae est responsable ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées d'Alcinae. Interviennent par ailleurs, en qualité de sous-traitants :
- OVHcloud Hébergement des serveurs, stockage et sauvegardes, datacenters de Gravelines, Paris et Strasbourg (France)
- LWS Acheminement des e-mails et hébergement de la messagerie contact@alcinae.com (France)
- Indy Logiciel d'établissement des devis et factures d'Alcinae
- GitHub Hébergement de la page de statut publique et de l'historique des sondes ; reçoit l'adresse IP des visiteurs de status.alcinae.com (société établie hors de l'Union européenne)
- cron-job.org Déclenchement régulier des sondes de la page de statut ; aucune donnée personnelle de visiteur ne lui est transmise
L'outil de mesure d'audience (Plausible) est auto-hébergé sur l'infrastructure d'Alcinae et ne constitue pas un sous-traitant tiers. Les destinataires propres aux services exploités pour les clients, dont le prestataire de paiement, sont décrits à la section 5 de l'annexe 2.
6. Durée de conservation
- Prospects Trois (3) ans à compter du dernier contact
- Clients d'Alcinae Pendant la durée du contrat, puis archivage des documents contractuels pendant la durée de prescription applicable
- Factures d'Alcinae Dix (10) ans, conformément aux obligations comptables (article L.123-22 du Code de commerce)
- Journaux techniques Douze (12) mois maximum
- PingScore et référentiel des licenciés Durée en cours de définition
- Services exploités pour les clients Selon le contrat conclu avec le responsable de traitement
7. Hébergement et transferts
Les serveurs d'Alcinae sont hébergés en France, dans les datacenters de Gravelines, de Paris et de Strasbourg de la société OVHcloud. Les sauvegardes sont décrites à l'article 7 des Conditions Générales d'Abonnement. Pour les traitements dont elle est responsable, Alcinae n'effectue aucun transfert de données personnelles en dehors de l'Union européenne, à une exception : la page de statut publique, hébergée par GitHub (société établie hors de l'Union européenne), qui reçoit l'adresse IP des visiteurs de status.alcinae.com. Les transferts éventuels liés aux services exploités pour les clients, notamment par le prestataire de paiement, sont décrits à l'annexe 2.
8. Sécurité
Conformément à l'article 32 du RGPD, Alcinae met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement des communications (HTTPS) et la restriction des accès aux personnes autorisées. Pour les services exploités pour les clients, ces mesures et la procédure en cas de violation de données sont détaillées aux section 6 et section 7 de l'annexe 2.
9. Cookies et mesure d'audience
Sur alcinae.com, Alcinae, responsable de traitement, réalise une mesure d'audience sans cookie : l'adresse IP est traitée de façon transitoire, jamais stockée, pour produire un identifiant journalier non réversible. L'outil utilisé, Plausible Analytics, est auto-hébergé sur l'infrastructure d'Alcinae. Cette mesure respecte les conditions d'exemption de consentement définies par la CNIL : aucun bandeau n'est donc affiché.
Sur les services exploités pour les clients, la mesure d'audience est réalisée pour leur compte, dans les conditions de l'annexe 2 : chaque client, responsable de traitement, décide de l'information de ses visiteurs et, le cas échéant, du recueil de leur consentement.
Aucun cookie publicitaire, aucun traceur de profilage ni de réseau social tiers n'est utilisé.
Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement des services (session de connexion, panier d'achat) sont exemptés de consentement conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés.
10. Décisions automatisées et profilage
Aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n'est prise sur la base d'un traitement automatisé. Aucun profilage n'est réalisé.
11. Personnes mineures
Certains services exploités par Alcinae pour le compte de ses clients, notamment les inscriptions à des compétitions sportives, concernent par nature des personnes mineures.
Dans ce cas, il appartient au responsable de traitement (l'organisateur de la compétition) de déterminer la base légale applicable, d'informer les personnes concernées et de recueillir, lorsque cela est nécessaire, l'autorisation des titulaires de l'autorité parentale. Alcinae, en qualité de sous-traitant, limite son traitement aux données strictement nécessaires transmises par le responsable de traitement.
Pour les traitements dont Alcinae est elle-même responsable, aucune donnée concernant des personnes mineures n'est collectée intentionnellement sur le site alcinae.com et dans la relation commerciale. Toute donnée collectée par erreur est supprimée sur simple demande. PingScore et le référentiel des licenciés font exception : les joueurs licenciés comptent par nature des mineurs, dont le nom peut figurer sur la page publique de suivi d'une rencontre. Le représentant légal d'un mineur peut en demander le masquage à contact@alcinae.com (section 12).
12. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
- Accès : obtenir une copie de vos données
- Rectification : corriger des données inexactes
- Effacement : demander la suppression de vos données
- Opposition : vous opposer à un traitement basé sur l'intérêt légitime
- Limitation : suspendre temporairement un traitement
- Portabilité : recevoir vos données dans un format lisible par machine
- Directives post-mortem : définir des directives sur le sort de vos données après votre décès (art. 85 loi Informatique et Libertés)
À qui adresser votre demande ? Si elle concerne un service exploité pour le compte d'un client (inscription à un challenge, commande sur une boutique, message envoyé depuis un site vitrine), adressez-vous au responsable de traitement indiqué dans ce service. Si vous nous écrivez directement, nous transmettrons votre demande à ce responsable et vous en informerons.
Pour les traitements dont Alcinae est responsable, y compris PingScore et le référentiel des licenciés, contactez contact@alcinae.com. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois maximum. Une preuve d'identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable.
13. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
14. Modification de la politique
La présente politique peut évoluer pour tenir compte des évolutions légales, jurisprudentielles ou techniques. Le numéro de version et la date d'entrée en vigueur figurent en tête de page. En cas de modification substantielle, les personnes et clients concernés en seront informés par un moyen approprié (notification dans le service ou e-mail).
Version 2.3, en vigueur au 2 octobre 2026.